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Les responsables des ressources humaines ont l’importante tâche d’aider les employés à s’acquitter efficacement de leurs rôles. Etant donné le nombre impressionnant de données collectées, vérifiées, mises à jour, validées et traitées, que les ressources humaines gèrent; de nombreux RH ont du mal à se concentrer sur autre chose que ces tâches administratives et répétitives.
Les départements des ressources humaines se tournent de plus en plus vers la nouvelle technologie pour résoudre ces problèmes. En faisant appel à l’automatisation des processus RH, afin de réduire significativement le nombre de tâches très répétitives et banales, les ressources humaines peuvent désormais se concentrer sur des tâches stratégiques à valeur ajoutées telles que : la gestion du recrutement et de l’embauche, la coordination des avantages sociaux, la suggestion de formation et le développement des employés… Le Robotic Process Automatisation ou RPA permet également aux ressources humaines de mieux gérer la multitude de tâches administratives liées au service des ressources humaines, telles que l’automatisation de la paie, l’administration des avantages sociaux, les rapports de conformité, etc.
Quels sont les processus pouvant être automatiser au sein des RH ?
1. Le processus de présélection des candidats
Le processus de sélection des CV et des formulaires de candidature en ligne pour identifier les candidats adéquats et générer une liste restreinte de candidats à convoquer pour un entretien, peut facilement devenir un processus très fastidieux. Une étude dit qu’une embauche prend en moyenne près de trois jours de travail pour un recruteur.
L’automatisation des processus RH via le RPA peut être mis en œuvre pour :
- filtrer les CV et les formulaires de candidature en ligne,
- comparer les informations entre les candidats.
Grâce à cela, les meilleurs candidats peuvent être présélectionnés et des notifications d’entretien, d’acceptation ou de refus peuvent être générées sur la base de règles prédéfinies ; en un seul clic !
2. La promesse d’embauche et le contrat de travail
La création, l’envoi et le suivi de documents spécifiques pour les nouveaux arrivant ont plusieurs dimensions, car le contenu de la promesse d’embauche et du contrat de travail doivent non seulement convenir au candidat, mais également respecter les réglementations de l’entreprise sur divers aspects. Vérifier manuellement toutes les informations par rapport à diverses bases de données et réglementations, peut prendre un certain temps et être sujet à des erreurs humaines.
Le RPA peut être mis en place pour l’automatisation des processus RH en créant facilement des promesses d’embauche et des contrats de travail sur mesure pour vos nouveaux employés. Lors de la création de ces documents par le robot, des croisements de données peuvent être effectuer dans différents systèmes et bases de données de l’entreprise afin de récolter les bonnes informations.
3. L’arrivée du nouvel employé
Une fois le contrat de travail du nouveau candidat signé, plusieurs démarches doivent être effectuées au sein de l’entreprise pour accueillir ce nouvel employé :
- création d’un nouveau compte utilisateur,
- création de son adresse électronique,
- attribution des droits d’accès pour diverses applications et logiciels,
- accès à des listes de diffusion et des systèmes,
- préparation/commande du matériel informatique nécessaire.
Tout cela doit se faire en fonction du profil du nouveau candidat, de ses préférences et, bien entendu, des règles de l’entreprise. Très souvent, de nombreux systèmes sont impliqués dans ce processus. Par conséquent, un employé 100% bien équipé dès le premier jour est souvent considéré comme une exception.
Le RPA permet l’automatisation des processus RH pour préparer l’arrivée du nouvel employé tout en déclenchant automatiquement un flux. Des règles métiers peuvent être attribuées aux robots en fonction du grade/fonction/départements des nouveaux employés pour leur permettre de prendre des décisions telles que le matériel informatique nécessaire à commander, les droits d’accès à attribuer, etc. Lors de la dernière étape du processus, les robots peuvent également envoyer des emails contenant les informations nécessaires avec en pièce jointe tous les documents pour le nouvel arrivant.
4. La paie mensuelle
La plupart des processus de paie sont très répétitifs et basés sur de nombreuses règles, ce qui en fait un cas d’utilisation classique de RPA. Même dans les départements les mieux structurés, les ressources humaines consacrent une bonne partie de leur temps à la gestion de la paie des employés.
La majeure partie de ce travail consiste à saisir un grand nombre de données, obtenir des informations d’un système à l’autre, effectuer des mises à jour de données, des modifications et à les administrer régulièrement.
Le RPA peut être mis en œuvre pour l’automatisation des processus RH et vérifier la cohérence des données des employés dans le système de paie en les comparant aux données d’autres systèmes de l’entreprise (ERP…). Le RPA peut également exécuter des opérations d’extraction, d’importation et de validation de données pour le traitement brut-net des salaires. Les virements / chèques de paie, les primes et les régularisations, peuvent tous être automatiquement suivis et générés par des robots RPA afin d’éviter les erreurs de soumission et les retards.
5. Gestion des données des employés
Il suffit de penser à toutes les données gérées par les ressources humaines concernant les employés actuels, les anciens employés, les candidats, les nouveaux employés, les exigences en matière de conformité et de réglementation, la paie et les avantages sociaux. Il est difficile pour les RH de suivre cette quantité de données, même dans les petites et moyennes entreprises, sans parler des grandes entreprises ayant plusieurs bureaux, langues et emplacements à travers le monde. Certes des solutions RH peuvent aider à résoudre ce type de problématique, mais de nombreuses tâches nécessitent également la saisie, la mise à jour manuelle de données dans plusieurs systèmes de base de données.
L’automatisation des processus RH via le RPA peut être mis en œuvre pour garantir que les informations concernant les employés soient complètes et mises à jour tout au long de leur carrière au sein de l’entreprise, dès leur premier jour.
6. Gestion des départs
Lorsqu’un employé quitte ses fonctions, il est de la plus haute importance de veiller à ce que cela se produise de manière cohérente et respectueuse. Les processus manuels de la séparation entre l’entreprise et l’employé sont parfois sujets aux erreurs.
Le RPA peut être mis en place pour assurer le processus de départ tout en automatisant les étapes de ce processus. Le robot sera essentiellement utile pour consolider les données des employés sortants, alimenter les systèmes en aval, générer les documents de départ, informer les bonnes personnes, révoquer l’accès aux systèmes et traiter les paiements finaux.
Le gros avantage de l’automatisation des processus RH via le RPA est que les robots peuvent utiliser les systèmes et processus déjà existants. Par conséquent, aucun investissement important dans le remplacement des systèmes de RH ou de paie n’est nécessaire, car le RPA s’adapte à l’existant. Les robots RPA seront particulièrement utiles à vos équipes RH dans les processus nécessitant beaucoup de saisie manuelle et traitement de données afin de réduire significativement le nombre de tâches très répétitives et à faible valeur ajoutée, et de gagner un temps précieux tout en limitant les erreurs humaines.
