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Lors de la mise en place d’un projet e-commerce, plusieurs étapes sont à respecter.
Un tel programme débute toujours par une phase de cadrage. Cette étape ne sera pas forcément la même selon l’ampleur du projet ainsi que la structure qui en bénéficiera (un auto-entrepreneur VS un groupe international). Ici nous exclurons les cas de l’auto-entrepreneur ou d’un petite structure familiale souhaitant réaliser son site e-commerce seul par exemple. En tant que cabinet de conseil, nous travaillons principalement avec des Entreprises de Tailles Intermédiaires (ETI) / Groupes nécessitants l’aide d’éditeurs, d’intégrateurs et d’équipes de développement. Cet article décrira donc le déroulement d’une phase de cadrage adapté à ce contexte.
Un projet e-commerce prendra souvent source au sein des directions digitales et va suivre plusieurs phases dont la première sera son cadrage.
Les étapes d’un cadrage sont les suivantes :
1. Les livrables du cadrage de votre projet e-commerce
Rédaction du Business Case
Aussi appelé étude d’opportunité, le Business Case (BC) est le document à la genèse du projet.
Il précise :
- Les raisons du projet
- Ses bénéfices pour l’entreprise
- Son coût macro-estimé
- Son délai macro-estimé
- Les forces et les faiblesses du projet
Rédaction du Business Plan
Sorte de traduction du BC chiffrée, le business plan se base sur des hypothèses afin d’estimer le ROI du futur projet e-commerce.
On y retrouvera deux grandes parties :
- Le chiffrage de l’investissement global dans projet
- Son retour pour l’entreprise à 1/2/5 ans
Le déroulement de ces deux premières phases ainsi que la rédaction des deux livrables associés étant un exercice assez singulier, certains dirigeants préfèreront se faire accompagner par un cabinet de conseil spécialisé.
Rédaction du Cahier Des Charges Fonctionnel (CDCF) et/ou d’une note de cadrage
Une fois l’intention de l’entreprise validée, un Request For Proposal / Appel d’Offre (RFP/AO) devra être lancé afin de sélectionner les acteurs du marché qui vous accompagneront tout au long du projet.
Afin que vos futurs partenaires puissent répondre à votre besoin le plus précisément possible, il faudra leur fournir un cahier des charges fonctionnel (CDCF) / note de cadrage.
Le choix de l’un ou l’autre des livrables réside dans le niveau de détail atteint dans les livrables réalisés lors des deux étapes précédentes.
La note de cadrage étant plus synthétique que le cahier des charges.
2. Déroulement de l’Appel d’Offre ou Request For Proposal
Vous êtes maintenant prêt à envoyer à différents intervenants externes une demande formalisée d’accompagnement. L’AO va alors pouvoir se dérouler de plusieurs manières :
Appel d’Offre ouvert
Cette procédure d’AO va permettre à n’importe quel partenaire de rpondre à votre demande. Votre requête sera alors le plus souvent postée sur une plateforme spécifique ouverte au public (plateforme interne à votre organisation et/ou plateforme spécialisée externe)
Appel d’Offre fermé
Si des acteurs spécifiques du marché ont été identifiés, alors il est aussi possible de ne contacter uniquement que ces prestataires dans un appel d’offre fermé.
Single sourcing
Le ‘’single sourcing’’ peut être utilisé, mais il doit être justifié lourdement pour des raisons légales.
Les rounds
Une fois l’appel d’offre publié, différents ‘’rounds’’ vont pouvoir se dérouler avec les acteurs sélectionnés (1 à 3 rounds en général). Ils peuvent se catégoriser comme suit :
- Métier
- Technique
- Round final (avec les deux derniers prestataires shortlistés)
De plus, n’oubliez pas de préparer en amont votre grille de notation afin de pouvoir sélectionner votre futur fournisseur.
3. Clôture du cadrage de votre projet e-commerce
Et voilà ! Votre/vos prestataire(s) est/sont maintenant définis. La deuxième phase de votre projet (phase de réalisation) peut alors commencer. Il reste un jalon à passer qui clôturera définitivement votre phase de cadrage et sonnera le départ de votre projet… la réunion de lancement (ou kick off )
