PPM VS Excel : lequel choisir ?

PPM vs Excel, je t’aime ! Moi non plus

Sous ce titre reprenant la célèbre chanson de Serge Gainsbourg se cache l’expression d’une situation ambivalente entre l’utilisation d’Excel et le suivi de l’activité au sein d’une équipe, d’un département voire de toute une entreprise.

Pourquoi Excel est-il aussi présent dans les entreprises ? Parce qu’il répond à une grande hétérogénéité de besoins quel que soit le niveau dans l’organisation. Il permet de structurer des informations dans un seul support, de les analyser et d’en faire une représentation graphique qui soit facilement compréhensible. Et tout ça en étant souvent automatisé !

Mais avec autant d’avantages d’où peut venir ce désamour pour cet outil dans le cadre du pilotage portefeuille projets (PPM) ? Quelles sont les limites de cet outil ? Et quelles sont les solutions qui existent pour contourner ces problématiques ?

Quels sont les avantages d’Excel ?

Excel : un outil accessible

J’utilise Excel absolument tous les jours, c’est l’un des outils qui me rend le plus de service, il est extrêmement flexible et me permet de faire rapidement des analyses chiffrées. J’arrive également à réaliser via des formules (RechercheV !) une grande quantité d’opérations et les automatiser. Ajouter à cela quelques graphiques qu’Excel propose et je parviens à réaliser l’immense majorité des actions qu’on peut attendre de moi. Par ailleurs, si on me demande d’ajouter de nouvelles informations à suivre cela ne sera pas bloquant.

Excel : un outil performant

Il permet également de traiter des informations en masse sur des périmètres plus étendus avec des corrélations multi-onglets voir multi-fichiers, il est nécessaire pour réaliser ce type de support d’avoir des compétences avancées en Excel.

Ces compétences qui ne sont pas rares ne sont pas toujours facile à trouver ; d’autant qu’il est difficile de définir ce qu’est un profil « expert » en Excel entre la réalisation de formules poussées et la réalisation de « macro » complexes.

Excel : un outil polyvalent

Excel permet donc d’avoir un niveau poussé dans l’analyse et l’exploitation des informations permettant de piloter l’activité, c’est un outil qui permet de s’industrialiser dans le pilotage de l’activité d’une entreprise. Il permet dans un seul fichier de piloter des ressources, des budgets, des projets, ainsi qu’une multitude d’autres informations.

Quelles sont les limites d’Excel ?

Mais Excel est un outil siloté

On en vient alors à l’une des limites de l’utilisation d’Excel, il est souvent constaté que la construction et le suivi d’un fichier Excel complexe est porté par une seule personne. Les impacts peuvent être très problématiques notamment car :

Le fonctionnement du fichier est compris et maîtrisé par une seule personne
Si la personne est absente les informations ne sont plus mises à jour (ou difficilement avec une passation de compétence)
En cas d’erreur dans la construction du fichier il est très difficile de l’identifier
Il existe une limite aux informations traitables (taille du fichier contrainte)
Les fournisseurs des données ne se sentent pas nécessairement responsable des informations alors même qu’ils les produisent

… qui ne favorise pas le partage de l’information

Par ailleurs partager les informations contenues dans un fichier Excel n’est pas toujours une tâche facile :

Il n’y a pas d’interface qui soit automatisable sur un fichier Excel (par exemple avec un ERP financier) ce qui implique une alimentation des informations manuelles
Les référentiels stockés dans le fichier doivent être mis à jour manuellement
Si le format des informations sources est modifié il peut y avoir un impact sur le fichier piloté
Le fichier n’est pas partagé simultanément avec les interlocuteurs concernés ce qui peut entrainer une asynchronisation d’information

L’outil PPM

Les outils de PPM : la solution à la diffusion de l’information

Mais alors comment faire pour limiter ces défauts ?

Les outils de pilotage de portefeuille projets (en anglais Projects Portfolio Management : PPM) permettent de répondre à cette problématique. Notamment en centralisant les informations et en unifiant les pratiques au sein de l’entreprise. Ils permettent en même temps aux équipes projet de renseigner les informations opérationnelles mais également aux instances de gouvernance d’en avoir une vision cohérente, consolidée. Ce qui permet d’améliorer la prise de décision.

Ils sont disponibles en Saas (Software As A Service) ce qui permet à chaque utilisateur d’avoir accès aux mêmes informations en même temps. Ils permettent également de segmenter l’accès à l’information en fonction de profils : cela implique que chaque individu accède uniquement aux informations qui lui sont pertinentes (un responsable de département aura accès à ses ressources et aux projets rattachés à son département, un chef de projet à ses projets…).

Avec des fonctionnalités optimisées pour piloter le portefeuille de projets

Enfin les fonctionnalités proposées par ces outils sont optimisées pour le pilotage de l’activité :

Suivi des projets (Gantt, planning, budgets, ressources)
Suivi des informations projets sur une vue consolidée
Pilotage des ressources au niveau de l‘organisation (capacité, affectation)
Pilotage des enveloppes budgétaires
Pilotage des process
KPI (Key Performance Indicator)
Rapports
…

Qui n’ont pas pour but de remplacer Excel

Mais il ne faut pas prêter à ces outils des intentions qu’ils n’ont pas. D’une part il est nécessaire pour utiliser des outils de PPM d’avoir déjà un certain niveau de maturité dans le pilotage de son portefeuille de projets.

D’autre part, le but n’est pas d’arrêter l’utilisation d’Excel mais bien de fournir une solution collaborative optimisée sur les problématiques de pilotage rencontrées dans les entreprises (d’ailleurs les informations renseignées dans ces outils sont systématiquement exportables sous format Excel).

Conclusion

Excel permet d’accéder au PPM

Excel est donc un outil indispensable dans le quotidien de l’entreprise et répond à un grand nombre de problématiques de pilotage, il accompagne la montée en maturité du pilotage de l’entreprise et permet de monter en compétence sur un processus de pilotage global. On en arrive à un point de rupture où la complexité et le volume d’information à piloter ne sont plus administrables dans Excel.

Mais qui doit au bon moment laisser la place aux outils de PPM

Il est important alors d’avoir conscience des limites d’Excel qui ne permet pas de répondre à ces problématiques de pilotage poussées et qui est par ailleurs limité dans sa dimension collaborative.

Il est alors nécessaire pour piloter des données complexes (pilotage des ressources, des budgets, des reportings) d’investir dans un outil de PPM.