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« Les entreprises les plus agiles sont, en moyenne, 2.7 fois plus performantes que leurs concurrentes. »
Le dernier « Agile Performer Index », en 2017, retient l’attention. Mais comment ces entreprises parviennent elles à optimiser leurs services ? Les différentes caractéristiques de l’Agile permettent notamment de transformer la relation client/fournisseur en une relation de partenariat.
Pourtant, à l’heure ou l’Agile est devenu une qualité marketing vantée mais souvent mal appliquée, la transformation de son entreprise peut également devenir source de désillusion, et donc d’échec. Alors, comment « Agiliser » son entreprise pour rejoindre la route du succès ?
Définition
L’Agile est une philosophie fondée sur l’itération et l’empirisme. Elle peut s’appliquer quel que soit la fonction : direction informatique, ressources humaines ou marketing etc. Et se décline en différents cadres de travail dont Scrum est le plus connu.
Selon moi, la culture Agile débute par la transparence du travail et la fréquence des événements qui vont permettre de :
- Faciliter le partage d’information entre les collaborateurs
- Répartir les responsabilités au sein des équipes
- Améliorer la qualité de vos réalisations
- Accélérer la mise en production des projets
Ainsi, l’Agile génère la satisfaction du « client » et des équipes. Cela paraît simple, voyons comment le mettre en place.
La démarche d’Agilisation
Observer le fonctionnement
Il s’agit dans un premier temps de réaliser un diagnostic de la capacité de changement de l’entreprise :
- Comprendre le contexte et les enjeux du marché concurrentiel de l’entreprise et en dégager ses opportunités ;
- Identifier la stratégie et l’organisation de l’entreprise, ses forces et faiblesses : satisfaction client, cartographie fonctionnelle, communication, team building, turnover des collaborateurs, positionnement des parties prenantes (alliés, acteurs à convaincre ou à contenir), etc.
- Mesurer le temps et les capacités qui vont pouvoir être mobilisés dans la transformation Agile.
Ces actions vont permettre de dresser la feuille de route (activités, priorité, échéance, porteurs) des différents chantiers.
Convaincre : les clés de la réussite
Maintenant que vous avez une vision d’ensemble de l’organisation, je vous conseille de commencer par les actions suivantes :
- Amorcez la transformation en impliquant les leaders de l’entreprise qui seront des exemples reconnus ;
- Impliquez les équipes en les persuadant des bénéfices de l’Agile :
- Un meilleur partage d’informations grâce à des événements ciblés
- La réduction du stress par l’intelligence collective et la prise de décisions en commun
- La hausse de la motivation et du sentiment d’appartenance au travers de l’attribution de rôles
- Gain de confiance et réussite des projets par des retours clients plus rapides : « Le client ne sait ce qu’il veut que lorsqu’il le voit »
- Débutez par le lancement d’un projet pilote simple, rapide à mettre en place et qui implique les personnes les plus motivées. La démarche d’Agilisation de ce projet se fera en 3 étapes :
- Audit des activités via story mapping
- Diagnostic: proposition d’un plan d’action spécifique et d’une feuille de route en cohérence avec les piliers de l’Agile : formation des collaborateurs, outillage, cadrage itératif des événements, mise en relief des opportunités de feedback continue etc.
- Accompagnement par un coach Agile au niveau d’étapes clés identifiées : par exemple les rétrospectives
Diffuser la culture Agile
Vous avez réussi votre premier projet pilote, il s’agit dorénavant de répliquer le fonctionnement sur l’ensemble des activités de l’entreprise : l’Agile à l’échelle.
- Préparez un backlog principal qui regroupera l’ensemble des actions à réaliser par l’entreprise, associé à des indicateurs d’avancement ;
- Déclinez ce backlog sur chaque projet identifié dans l’organisation. Cela permettra également aux différentes équipes de se situer à l’intérieur de l’entreprise. Vous pouvez le réaliser grâce à la démarche exposée dans le paragraphe précédent ;
- Mettez en place des liaisons horizontales entre les unités afin de s’assurer du partage des bonnes pratiques et de l’évolution d’ensemble ;
Durant la mise en place des projets, pensez à communiquer régulièrement les avancements à l’ensemble des équipes/collaborateurs. Favorisez les approches visuelles (schéma, board, afterwork etc.). Cela étendra la sphère de confiance.
Mettre fin aux idées reçues
« Nous sommes une petite entreprise donc nous sommes Agiles ».
L’Agilité ne dépend pas de la taille de la société mais de son organisation ainsi que de l’état d’esprit de ses collaborateurs.
« Mes collaborateurs ne voudront pas changer leurs habitudes ».
L’objectif n’est pas de s’attaquer aux habitudes. Il faut commencer par mettre en place de petits projets Agile. Puis, par vulgarisation, les collaborateurs vont adopter les réflexes agiles. Ne les sous estimez pas !
« Mon supérieur hiérarchique n’arrive pas à rendre ses équipes agiles ».
Un salarié Agile n’est pas un collaborateur capable de travailler sur davantage de sujets en parallèle. L’Agilité, c’est avant tout une définition de légéreté qui implique des expressions de besoin en amont plus fines et priorisées. L’équipe va alors être composée de leaders (managers) qui garantissent la cohérence du projet en arbitrant les propositions d’opérationnels autoorganisés.
« L’Agile c’est plus de temps de réunion et de travail qui font baisser ma productivité ».
La transparence permet une compréhension partagée des freins et leviers à l’amélioration (inspection) afin de répartir équitablement les actions (adaptation). Ça ne peut donc qu’améliorer la productivité.
« J’ai un esprit agile, j’ai compris le besoin donc je vais surprendre mon client en lui fournissant directement le produit souhaité doté d’améliorations ».
Une démarche isolée du client aura davantage de chances d’aboutir à des investissements improductifs car le client ne comprend ce qu’il veut réellement qu’au fur et à mesure qu’il le voit. Au contraire, l’Agile priorise les individus et leurs interactions, les solutions opérationnelles, la collaboration avec les clients et la réponse au changement.
Pour conclure, il est possible d’insuffler de l’Agilité quel que soit la taille de votre structure, secteur d’activité ou rôle. Il n’y a pas de cadre de travail à suivre mais une culture à adopter. Ensuite, la meilleure méthode sera celle que vos collaborateurs estiment optimale. Les résultats prouvent que cela fonctionne, alors pourquoi ne pas essayer ?
