Accroître la performance du SI via une démarche APM

Un contexte, des constats

Force est de constater que le patrimoine applicatif des entreprises s’est enrichi, densifié et complexifié au fil des ans. Les différents responsables de domaines applicatifs de l’entreprise, et les exigences formulées par les directions métier ont contribué à ces multiples changements sur le patrimoine applicatif.
L’évolution du patrimoine a eu lieu au fil du temps, via des projets d’organisation, de transformation SI, parfois de façon ordonnée, ou anarchique, à marche forcée, ou à budget contraint.

Le constat est là, cette « richesse » applicative initialement dévolue à l’atteinte des objectifs de l’entreprise, est devenue un agglomérat mal maîtrisé, dont la performance reste à démontrer.
Aussi, les directions générales comprennent de moins en moins la performance de leur SI, parfois inversement proportionnelle aux investissements consacrés.

Partant de ce constat, des éditeurs de logiciels ont jugé opportun de concevoir des solutions permettant aux entreprises de reprendre la maîtrise de leur patrimoine applicatif.
Depuis quelques années, des solutions dédiées ou embarquées dans des suites d’architecture d’entreprise, permettent de mettre en œuvre un « Application Portfolio Management » (APM), ou « Gestion de Portefeuille Applicatif » (GPA).
Cette gestion de portefeuille s’inscrit pleinement dans une démarche globale portée par les DSI, de pilotage et de rationalisation du SI. Elle est en lien direct avec la gestion de portefeuille projets, de gestion des configurations, ou tout autre référentiel contribuant à la performance du SI.

Pourquoi mettre en œuvre une démarche APM ?

L’APM recouvre la gouvernance du patrimoine applicatif d’une entreprise, qu’il s’agisse de méthodes, de démarches, d’outils, ou des ressources nécessaires à sa mise en œuvre.

L’APM apporte une visibilité du patrimoine applicatif sur différents axes :

Stratégique : quelles sont les capacités des applications à supporter l’innovation ? Comment assurer une avance concurrentielle ?
Métier, fonctionnel : quelle est la couverture fonctionnelle des applications en regard des activités de l’entreprise ?
Financier : quels sont les coûts de mise en œuvre, d’exploitation et d’entretien des applications
Technologique : quels sont les composants et standards techniques pour supporter les applications ? Quid de leur obsolescence ?
Performance/Qualité des applications : satisfaction des utilisateurs, fiabilité du SI … ?
Sécurité, criticité, confidentialité : quels sont les éléments essentiels aux activités de l’entreprise, sont-ils sous contrôle et correctement déployés ?

L’intégration de l’axe « Temps » vient compléter cette vision, permettant d’établir des projections temporelles du patrimoine applicatif : quelle vision du patrimoine applicatif aujourd’hui, dans 1 an, dans 3 ans ?…L’objectif étant de préparer et de piloter la transformation des applications pour répondre aux futurs enjeux de l’entreprise.

Comment mettre en œuvre une démarche APM ?

Une démarche en 3 temps :

1- Etablir l’inventaire du patrimoine applicatif :

Quelles informations à collecter, auprès de qui, selon quel planning, avec quels moyens ?

2- Constituer l’évaluation des applications et établir les scénarios du SI cible

Qualifier et analyser les informations collectées, établir les scénarios de transformation, opter pour les meilleurs scénarios.

3- Lancer et piloter les projets de transformation du SI

1- Inventorier : connaitre le patrimoine applicatif de l’entreprise

L’inventaire a pour objectif de recueillir des informations relatives au patrimoine applicatif suivant différents axes :

Fonctionnel : couverture métier/fonctionnelle de l’application
Technologique : technologies utilisées (Infrastructures, développements, progiciels, SGBD, …)
Financier : coûts de mise en œuvre, de déploiement, d’exploitation, de licence, …
Performance : évaluation de la qualité des applications et des services rendus aux métiers
Risques : criticité des applications et maitrise des risques
Cycle de vie : dates de parution, de fin de vie, suivi des versions et des obsolescences

2- Evaluer : aider à la prise de décision

A partir des informations applicatives collectées, réaliser l’évaluation des applications pour établir les scénarios de transformation.
Un regroupement des applications par domaine métier ou portefeuille applicatif permet de prioriser et de faciliter les analyses sur différents axes :

3- Transformer : organiser la trajectoire vers le SI cible

La transformation du SI s’articule de la façon suivante :

Identifier les opportunités d’optimisation
Comparer les scénarios et sélection des meilleurs choix
Lancer et suivre les projets de transformation, en lien avec les portefeuilles projets

En synthèse

S’engager dans une démarche APM peut s’avérer être long et complexe, il est donc nécessaire que la démarche soit communiquée, comprise et partagée par les acteurs de l’entreprise.
La démarche APM s’inscrit pleinement dans la démarche d’urbanisation du SI. Elle se s’inscrit dans la vision applicative du SI, entre les visions fonctionnelle et technique.

Mettre en place une démarche APM, consiste à réaliser plusieurs chantiers, de communication, d’organisation, d’évolutions techniques et de conduite du changement. Il est donc indispensable d’obtenir l’adhésion et la collaboration des parties prenantes, du sponsor et des partenaires.
La qualification et le choix de l’outil APM supportant la démarche peut contribuer à la réussite du projet, il faut donc le sélectionner en regard des objectifs à atteindre.
Enfin, la démarche doit être « vivante », pérenne et suivre les évènements liés à l’entreprise, de fait, elle doit être révisée régulièrement, au travers d’instances de gouvernance du SI.

En conclusion, bien réussie, la mise en place d’une démarche APM permet, au travers de l’innovation, d’aligner le patrimoine applicatif avec la stratégie de l’entreprise, et de redonner confiance aux directions métier envers leur système d’information.

Alors, n’est-il pas temps d’engager une démarche APM pour remettre la performance du SI au service des enjeux de l’entreprise ?