De MAREVA 1 à MAREVA 2 : accroître l’efficacité du pilotage des portefeuilles de projets informatiques

En avril 2014 Manuel Valls confirmait en conseil des ministres la volonté du gouvernement de réaliser, en 3 à 5 ans, des coupes claires dans les budgets informatiques de l’Etat de 20% à 40%. Le phénomène est loin d’être isolé, entre 2010 et 2014 le budget fédéral américain annuel consacré aux dépenses informatiques a fondu de 10 milliards de dollars, soit une baisse de près de 13%. Au niveau mondial enfin, l’institut Gartner confirme cette tendance avec une prévision de croissance de -0,5% des dépenses IT en 2016 par rapport à 2015.

La méthode MAREVA a été créée en 2005 par l’ADAE (Agence pour le Développement de l’Administration Electronique), aujourd’hui intégrée à la DINSIC (Direction Interministérielle du Numérique et du Système d’Information et de Communication de l’Etat). La méthode MAREVA s’inscrit dans cette dynamique de professionnalisation des pratiques des DSI (Directions des Systèmes d’Information) ministérielles et de pilotage de leur performance.

Dans cet article nous allons présenter la méthode MAREVA 2 à travers 3 axes : l’origine de la méthode, la transition entre MAREVA 1 et MAREVA 2, et enfin les améliorations apportées par MAREVA 2.

1. La création de la méthode MAREVA 1

En 2005, la méthode MAREVA 1 est développée par l’ADAE afin de rationaliser et uniformiser les méthodes de sélection de projets informatiques entre les différentes DSI des ministères. L’objectif est simple : plus d’efficacité dans la sélection des projets pour in fine améliorer la performance budgétaire.

Lire notre article précédent sur la méthode MAREVA 1.

Les limites identifiées de MAREVA 1

Au fil des projets, des limites sont apparues à la méthode MAREVA 1 :

• L’étude de faisabilité doit être approfondie : cette phase du projet vise à s’assurer que le projet est réalisable et viable. L’exemple du projet Louvois mené par le ministère de la Défense démontre que l’intégration technique de la solution entre les différentes entités du ministère a été sous-estimée, entraînant d’importants écarts calendaires et budgétaires.
• La concertation entre les acteurs peut être élargie : l’ensemble des intervenants au projet, mais également les utilisateurs finaux doivent pouvoir échanger avec les concepteurs dès la phase d’initialisation (lors d’ateliers de recueil des besoins par exemple).
• L’outil est consultatif et n’entraine pas systématiquement la mise en place d’actions en cas de score insuffisant

En 2011 la DISIC (Direction Interministérielle des Systèmes d’Information et de Communication) remplace l’ADAE. Dans le contexte de rationalisation budgétaire présenté en introduction et grâce au retour d’expérience de MAREVA 1, la méthode MAREVA 2 est créée en 2014.

2. Les objectifs et caractéristiques de la grille d’analyse MAREVA 2

Depuis ses débuts, la méthode MAREVA a pour objectif de comparer la valeur des projets SI et de les prioriser à l’intérieur d’un portefeuille de projets. Le partage de la méthode au sein des différentes entités permet l’obtention d’une grille de lecture commune qui apporte une plus grande visibilité et facilite la prise de décision.

La méthode devient un prérequis au lancement des projets SI dans les ministères

A l’inverse de la méthode MAREVA 1 qui avait pour objectif d’aider les décideurs dans leurs analyses et arbitrages, l’utilisation de la méthode MAREVA 2 devient obligatoire pour les projets informatiques dont le budget dépasse les 9 millions d’euros. L’article 3 du décret n° 2014-879 du 1^er août 2014 relatif au système d’information et de communication de l’Etat, précise que les projets sont désormais « soumis pour avis conforme de la DISIC ».

Avec le contexte actuel de maîtrise budgétaire, la DISIC placée sous l’autorité du premier ministre, a la capacité de bloquer tout projet informatique ministériel dont le diagnostic MAREVA 2 ne serait pas satisfaisant.

La méthode MAREVA 2 : des grilles d’analyse approfondies

La méthode vise l’évaluation et la comparaison, objective et factuelle, sur la base de critères communs et partagés, des projets informatiques ministériels selon 2 axes :

La Valeur Stratégique : à travers l’évaluation quantitative et qualitative des objectifs métiers, organisationnels, fonctionnels que souhaite apporter le projet.

• La valeur pour le métier : réponse aux besoins réglementaires, contribution à la mission publique de l’établissement, levier de transformation pour l’organisation ou encore service rendu aux bénéficiaires.
• La valeur pour le SI: sécurité et rationalisation du SI, ou encore réponse aux évolutions organisationnelles.

La Rentabilité : en évaluant les gains et les coûts attendus du projet.

Les coûts se répartissent entre les dépenses d’investissements directs et indirects, les dépenses de fonctionnement SI. Le fichier calcule :

• La Valeur Actuelle Nette : détermine si l’investissement est rentable et créera une valeur supérieure au taux d’intérêt monétaire
• Le Taux de Rendement Interne : comparaison entre les flux entrants et sortants d’un projet, ramenés sur la période
• Le Délai de retour : délai minimum nécessaire pour rentabiliser l’investissement
• Le Coût total du projet : considère les coûts internes et externes

La synthèse de ces analyses représente la Valeur du projet, les grilles d’analyse sont disponibles sur le Forum de la performance.

3. Les apports de la méthode MAREVA 2

L’expérience et le recul obtenus grâce à l’utilisation de la méthode MAREVA 1 ont permis de corriger et renforcer certains critères.

Professionnaliser la sélection des projets et le pilotage des portefeuilles projets

L’Etat français avec ses 18 000 informaticiens doit structurer et uniformiser ses pratiques afin de faciliter la gestion des différents projets. Cette professionnalisation du pilotage et de la maîtrise des projets SI de l’Etat passe notamment par :

• Une identification et une formalisation plus précise des rôles et responsabilités de chacun,
• Une responsabilisation des maîtrises d’ouvrage sur l’ensemble du projet,
• Des rythmes de travail axés sur plus de collaboration entre les intervenants.

Encourager le dialogue entre les acteurs du projet : combattre l’effet tunnel

La nouvelle version de la méthode MAREVA oblige à consulter l’ensemble des acteurs du projet afin d’obtenir une vision plus complète. Cette vision englobe désormais non seulement les aspects de rentabilité mais également la disponibilité des ressources techniques et humaines.

Créer une vision portefeuille de projets interministérielle

Grâce à son rôle d’approbation des analyses MAREVA, la DISIC obtient une vision complète des projets informatiques dans les ministères. Cela permet de connaître en temps réel et d’anticiper l’utilisation des ressources techniques, humaines et financières.

Rationnaliser les ressources informatiques des ministères

En parallèle à cette méthode, la DINSIC directement rattachée aux services du premier ministre, insiste sur la rationalisation des ressources comme des outils entre les ministères, la réutilisation est également encouragée.

 

Conclusion : un modèle universel qui reprend l’ensemble des bonnes pratiques de la gestion de projet

La méthode MAREVA 2 a été éprouvée au sein des ministères et bénéficie des bonnes pratiques de la gestion de projet informatique du secteur public comme du privé. L’enjeu pour diffuser la méthode et démocratiser son utilisation sera de rassurer les craintes concernant la complexité et la lenteur de son utilisation, notamment en période d’avant-projet.

Dans ces situations, méthode, formation et accompagnement à l’utilisation des outils sont clés pour garantir l’adhésion.