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La gestion des risques projet est fondamentale pour assurer une bonne maîtrise d’un projet (Cf notre article : comité de pilotage & projet ). Ce process de gestion des risques est un travail de fond qui s’effectue de manière continue. En effet, pour garantir le succès d’un projet, il est impératif de procéder en permanence à l’identification et à la prévention des risques tout au long du cycle de vie du projet.
Plusieurs types de risques apparaissent au cours d’un projet. Ils sont notamment liés :
- à l’organisation,
- aux relations avec la sous-traitance (selon qu’elles soient internes ou externes),
- au budget,
- aux ressources humaines,
- au planning,
- au métier,
- à la technologie mise en œuvre ou
- aux dépendances critiques.
Il est de la responsabilité du chef de projet (découvrez nos offres) de prendre en charge les risques déjà identifiés mais également d’identifier ceux qui peuvent intervenir au cours du projet. Pour faciliter sa tâche, le chef de projet alimente la Matrice des risques du projet. Cette matrice permet de recenser et de catégoriser tous les risques identifiés.
La différence entre risques projet et événements projet
Un événement peut avoir un impact positif et/ou négatif sur la tenue d’un projet.
- Dès lors qu’un événement présente un impact négatif, alors cela représente un risque. Ce risque projet freine la création de valeur ou détruit la valeur déjà créée.
- En revanche, si événement génère une incidence positive sur la réalisation d’objectifs, cela constitue un facteur de levier ou de soutien pour la création ou la préservation de valeur. Cet événement représente alors une opportunité.
Un risque est donc un danger ou inconvénient possible ou probable dont on peut mesurer la probabilité d’occurrence et la criticité. En effet, c’est par l’intermédiaire de l’analyse des risques que ce travail d’évaluation des risques est effectué. Cependant, le risque ne doit pas être confondu avec le problème.
Les principales étapes de la mise en œuvre d’une gestion des risques projet efficace
Identifier les risques projet
Lors de la phase d’identification des risques, le chef de projet recense tous les risques pouvant avoir un impact sur le projet. Il existe aussi bien des risques internes à l’organisation mais également externes.
A ce stade, les actions à mener sont :
- Identifier le risque,
- Enregistrer le risque dans la Matrice des risques (décrite sur le site:asana.com)en renseignant les premiers éléments à sa connaissance (identifiant, source, libellé, impact du risque, date d’identification),
- Désigner un propriétaire pour analyser et suivre ce risque,
- Déterminer la catégorie du risque.
Une bonne façon d’identifier les risques consiste à organiser des réunions de travail avec les opérationnels et autres intervenants extérieurs (architectes, experts techniques, experts métier, etc.).
Analyser le risque projet
L’analyse du risque consiste à déterminer la criticité du risque en évaluant son niveau d’impact sur le projet ainsi que sa probabilité d’occurrence.
Le chef de projet qualifie le risque afin d’enrichir la Matrice des risques. Le but est de déterminer :
- La probabilité de réalisation du risque (forte, moyenne ou faible),
- Le niveau d’impact du risque sur les délais, les charges, les coûts et la qualité du Projet (fort, moyen ou faible),
- En déduire la criticité du risque,
- La priorité des risques, en fonction en particulier de leur criticité.
Afin de compléter ce travail, le chef de projet peut établir une Fiche de risque en fonction de son importance. Le Comité de Pilotage permet de traiter chaque risque projet présentant un niveau de criticité élevé.
Par ailleurs, en analysant ces risques, le chef de projet peut éliminer les « faux risques » ou encore les risques redondants du projet.
Définir la stratégie de gestion des risques projet
Ainsi, tout comme chaque projet est unique, force est de constater que chaque risque projet l’est tout autant. En ce sens, il est de la responsabilité du chef de projet de définir une stratégie de gestion du risque pour chacun des risques projet identifiés.
Plusieurs plans d’actions préventives existent et s’adaptent selon la criticité du risque projet pour faciliter la prise de décision du chef de projet :
- Accepter le risque et ses conséquences éventuelles,
- Mettre en place des actions pour tenter de diminuer la probabilité de concrétisation du risque ou les impacts potentiels,
- Implémenter des actions pour tenter de rendre nulle la probabilité de concrétisation du risque ou d’éliminer les impacts potentiels,
- Transférer le risque à un tiers vers des partenaires susceptibles de mieux le maîtriser (fournisseurs ou sous-traitants spécialistes d’une discipline particulière). Le transfert du risque à un tiers peut être total ou partiel (partage du risque). Lorsque le transfert n’est pas possible ou bien n’est que partiel, il faut compléter cette action par des mesures supplémentaires.
C’est notamment au cours de la Revue des risques que l’équipe projet statue sur la validation des plans d’actions et leur déclenchement.
Définir les actions correctives
En accord avec la stratégie de gestion du risque, un plan d’action est mis en œuvre et est suivi afin de déterminer les actions préventives. Aussitôt déterminées, ces actions permettent de diminuer le niveau d’impact et la probabilité des risques, voire si possible, de les faire disparaître. Il est tout à fait possible d’envisager l’implémentation de plusieurs plans d’actions pour lutter un seul risque.
En effet, dans le cas où l’équipe projet rejette une proposition, il convient de définir d’autres actions. Dès lors que l’équipe projet s’accorde sur les actions à implémenter, il est important de les répertorier dans les Liste des actions et de les planifier en fonction de la priorité des risques.
Pour les risques présentant un niveau de criticité élevé, et dès que le chef de projet identifie le risque en question, il est crucial de définir les actions. Afin de garder une traçabilité, le chef de projet peut les décrire sur la Fiche de risque afin d’anticiper leur mise en œuvre si le risque se concrétise.
Suivre et contrôler les risques projet
Au cours du projet, le chef de projet organise des Revues des risques. Ces réunions assurent le suivi régulier des risques ainsi que l’état d’avancement d’un risque « ouvert ». Lors de cette revue, les membres de la revue émettent un avis sur les évaluations, les plans d’actions et la fermeture des risques.
Le chef de projet présente les conclusions des revues des risque lors des points de suivi équipe ainsi qu’aux revues d’Assurance Qualité prévues. Egalement, le chef de projet communique la Liste des risques lors de Comité de Pilotage. Le chef de projet y présente les principaux risques, leurs traitements et les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés.
De façon continue et régulière le Chef de projet revoit et maintient la Liste des risques. Il exécute cette tâche en tenant compte de l’état d’avancement du projet et des événements survenus depuis la dernière mise à jour. Chaque modification sur ces livrables peut donc modifier ou générer un risque. Dans ce cas la description du risque fera référence à l’enregistrement pertinent.
Clore le risque
Lorsque le risque est survenu ou écarté, il convient par la suite de faire acter la fermeture du risque. Cette fermeture est notamment actée lors de la revue des risques. De plus, la date de clôture est actualisée dans la Liste des risques et dans la Fiche de risque.
Néanmoins, lorsqu’un risque se concrétise, cela devient alors un problème. La gestion des problèmes est un processus à part entière différent de la gestion des risques.
Le risque zéro n’existe pas !
Le risque est un danger éventuel plus ou moins prévisible qui peut affecter l’issue d’un projet. Il est certain qu’il n’est pas possible de tous les éliminer car le risque zéro n’existe pas.
Finalement, les objectifs de la gestion du risque sont donc de :
- Réduire les risques qui pèsent sur le projet.
- Maîtriser leurs conséquences.
- Mettre en place des dispositifs de prévention.
- Mettre en place dispositions palliatives.
- Arbitrer les coûts correspondants.
Le chef de projet peut se faire aider du PMO (cf article : PMO, définition et rôle dans l’entreprise).
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter
