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La refonte ou la construction d’un Intranet est un projet complexe, sujet à tensions dans nos entreprises.
Il est révélateur de divergences de visions des différentes directions métiers : Quel périmètre lui donner, quels sont les axes d’amélioration, les bénéfices souhaités, qui porte le projet ?
Voici les 10 facteurs vous permettant d’en assurer la réussite :
Le projet doit s’inscrire dans la stratégie d’entreprise
Pour être sûr d’être porté par la direction de l’entreprise, le projet doit pleinement s’inscrire comme un vecteur de réalisation d’un ou plusieurs axes du plan stratégique défini dans la plupart de nos sociétés et organisations. Si le projet Intranet participe à la réalisation de ce plan, il sera beaucoup plus facilement accepté et porté par le top management et donc les Directions métier.
Faire un état des lieux de la maturité de l’entreprise
La culture d’entreprise influence le périmètre et les axes de développement de l’Intranet. Il ne sert à rien de mettre en place un réseau social d’entreprise en lieu et place d’un intranet traditionnel si la culture d’entreprise et l’organisation est très hiérarchisée.
Un audit de maturité des pratiques collaboratives et sociales permettent d’éviter un écart trop fort entre les pratiques actuelles et la cible à atteindre et d’éviter ainsi les ruptures.
Un projet porté par les métiers mais sans écarter l’informatique
Les projets Intranet ne peuvent pas être portés par l’IT car il s’agit d’un outil de gains d’efficacité pour les métiers. Toutefois, un alignement entre les métiers et l’IT est nécessaire pour :
– Ne pas promettre des services inexistants ou incompatibles avec les standards en place
– Permettre à l’IT de comprendre les attentes et adapter leur offre de service et la démarche projet.
Identifier des business cases et des sponsors
La réussite d’un projet intranet collaboratif passe par des réponse à des problématiques métiers prégnantes. Il est donc indispensable d’identifier, dans la phase de cadrage du projet, les business cases pertinents et donc les sponsors associés. Ces business cases seront des leviers de communication interne pour valoriser le projet.
Identifier des quickwins non déceptifs
L’approche agile est adaptée à ce type de projet. Il est toutefois nécessaire au préalable d’identifier des projets rapides, à forte valeur valeur pour les collaborateurs et peu complexe à mettre en place. Ces quickwins permettent de démontrer rapidement l’avancement du projet et de créer de l’attente pour la suite.
Des gains d’efficience
L’intranet n’est plus une simple télévision vers lequel le collaborateur s’oriente pour avoir la communication institutionnelle. L’intranet doit être porteur de gains d’efficience par la mise en place d’espaces communautaires et de projets et accélérer la résolution de problèmes.
Des indicateurs de réussite et de performance identifiés et pilotés
La refonte d’un intranet doit permettre d’améliorer la performance de l’entreprise. Il est indispensable de mettre en place des indicateurs de réussite métier. Ces indicateurs doivent être affichés et communiqués auprès de la Direction Générale et mettre en place des outils de mesures pertinents. Ces indicateurs vont permettre d’ajuster en permanence les évolutions de l’Intranet.
La mobilité, un vrai sujet
Dans le cadre de l’intranet collaboratif, il conviendra d’effectuer une analyse de la valeur (nécessité, gains, risques, impact financier) de la mise en place ou non d’un accès mobile ou d’une application dédiée car selon les cas, la mobilité n’apporte pas de valeur, ni de gains.
Etre Digitagile
L’agilité et le digital sont indissociables. Il n’est pas envisageable de réaliser ce type de projet selon une démarche waterfall, qui nécessite un temps long de définition. Il est nécessaire de démontrer rapidement les avancées aux collaborateurs.
Vers l’Extraprise
Ne pas oublier la relation aux partenaires. Le portail intranet collaboratif vise des gains d’efficacité, notamment dans la réalisation des projets. Ces projets font souvent appel à des partenaires externes. Ces espaces doivent donc être accessibles par Internet. Un équilibre est à trouver entre ouverture du SI et respect des règles de sécurité et de confidentialité.
