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Mettre en place un management visuel est assurément une bonne idée. Néanmoins, l’exercice d’organiser et d’implémenter un management visuel efficace peut s’avérer plus compliqué qu’il n’y paraît. Effectivement, mal encadré ou mal utilisé, l’utilisation du management visuel peut apparaître inutile voire néfaste pour l’organisation. Voilà pourquoi cet article vous propose 5 étapes clés pour vous aider à cadrer vos besoins et à définir une organisation idéale. Grâce à une checklist de questions, vous pourrez plus facilement implémenter un management visuel efficace.
1. A quel(s) besoin(s) doit répondre le management visuel ?
Premièrement, il est crucial de définir de manière précise les objectifs du management visuel. Pour cela, quelques questions peuvent vous aider à encadrer le sujet :
- Quelles problématiques l’équipe ou l’organisation a-t-elle à résoudre ?
- Quels sont les résultats souhaités ?
- Quels indicateurs permettent de les représenter et sont à suivre ?
Cette première étape est très structurante car elle permet de définir les enjeux du projet. Ce sont ces enjeux qui feront office de ligne directrice quant aux décisions à prendre tout au long du projet. Correctement définis, ces enjeux permettent de savoir si l’excellence opérationnelle est ou non atteinte.
TIPS : Il est important de commencer avec des objectifs réalisables à court terme qui permettent d’embarquer rapidement vos équipes. Au final, plus les objectifs sont clairs, plus le concept de management visuel a de chance d’être bien accueilli et assimilé par les équipes.
2. Quel format adopter ?
Ensuite, la seconde étape consiste à bien choisir et à bien organiser son outil de management visuel. De la même manière, plusieurs éléments guident le choix de l’outil ou du support à adopter :
- l’organisation de travail d’une entreprise,
- les utilisateurs et enfin,
- les modalités d’animation du management visuel.
Tout d’abord, dans les équipes colocalisées, le mieux est d’avoir un tableau visible par tous. Il est aussi recommandé d’avoir suffisamment d’espace pour que les acteurs puissent échanger juste devant.
En revanche, pour les équipes travaillant à distance les représentations doivent être digitalisées. Par conséquence, de nombreuses solutions SaaS se développent pour répondre à ce besoin : Trello, Jira, etc.
3. Quelle animation choisir ?
La troisième étape est de définir la manière dont on va utiliser cet outil et l’intégrer aux évènements de vie de l’équipe.
- Est-il plus opportun de limiter le temps ou de laisser la liberté aux acteurs de parler librement ?
- Quelle fréquence d’animation est la plus judicieuse au regard du projet ?
- Préférez-vous que l’équipe mette à jour de manière autonome les informations ? Ou préférez-vous profiter des séances d’animation pour afficher les avancées ?
Selon la nature du projet et des objectifs du moment, il se peut que les modalités d’animation évoluent tout au long du cycle de vie du projet. En effet, les besoins du projet ne sont pas les mêmes au début, pendant et à la clôture du projet. Il est tout aussi important d’adapter la forme mais également le contenu du management visuel. En effet, sans cela, les équipes risquent d’avoir du mal à comprendre les enjeux d’une telle méthode de travail. En outre, il est plus compliqué d’atteindre les objectifs initialement définis s’ils ne sont pas mis à jour fréquemment.
TIPS : Dès que le besoin se fait ressentir, il ne faut pas hésiter à repréciser les objectifs ou ajuster les modalités d’exécution du management visuel. Par ce biais, cela permettra de renouveller la méthodologie d’intervention et garder les équipes alertes.
4. Quelle équipe mettre en place pour animer et contribuer à un management visuel efficace ?
La quatrième étape est de définir l’équipe qui va permettre d’animer les séances et de contribuer au projet. En fonction des utilisateurs, la forme et les indicateurs à prendre en compte peuvent changer.
- Quelles sont les personnes qui peuvent mettre à jour les informations souhaitées ?
- Est-ce que ce sont toujours les mêmes personnes qui doivent animer et participer à l’évènement ?
- Qui est le responsable de la bonne tenue des informations ?
Finalement, le tout est de préciser les rôles et les responsabilités de chacun afin d’entretenir une remontée cohérente des informations.
5. Quelles sont les informations à transmettre ?
La dernière étape consiste à recenser les informations clés qui ressortent du projet pour en établir un compte rendu percutant. Pour cela il est important de savoir à qui ces informations sont adressées et à quels usages ces informations vont-elles servir.
TIPS : En fin de projet, il est recommandé de faire le bilan de l’implémentation du management visuel. Afin de s’assurer que cet outil/ ce mode de management est bénéfique, il est d’usage de faire un état des lieux de ce qui a bien fonctionné et de ce qui est nécessaire de changer ou améliorer. L’amélioration continue est en marche !
