Outil PPM : Comment choisir le bon outil ?

Au secours ! Je dois choisir un outil PPM

Introduction

Compte tenu du nombre de plus en plus importants de projets qui sont gérés en parallèle dans une entreprise, ainsi que le nombre croissant de portefeuilles managés pour les divers clients, le PPM (project portfolio management en anglais) pilotage de portefeuille de projets (Cf notre article sur le sujet) ainsi que la mise en place d’un outil de PPM était primordiale jusqu’à la fin de l’année 2019.

Mais depuis la COVID-19 le télétravail s’est fortement développé et le besoin d’avoir des informations de qualité et centralisées malgré le travail à distance devient très important (Cf article Gartner « Top Priorities for IT: Leadership Vision for 2021 » : à la question comment l’IT doit évoluer pour mieux s’adapter aux perturbations comme la COVID-19 : la 1^ère réponse (40% des répondants) a été de s’adapter au travail à distance). Piloter son portefeuille de projets n’est donc plus une option mais une véritable question de survie pour les entreprises.

Les outils de PPM favorisent le pilotage de l’alignement stratégique ainsi que l’exécution des projets en permettant :

D’arbitrer et de prioriser les projets
D’automatiser la prise de décision pour adapter les plans d’actions au gré des virages stratégiques
D’évaluer la contribution des projets à la stratégie
D’évaluer les impacts des changements sur l’exécution

Les différentes raisons qui motivent le choix d’un outil, sont en majorité :

La couverture fonctionnelle (richesse et qualité des fonctionnalités)
La facilité d’utilisation de l’outil (ergonomie, portabilité…)
La capacité de la solution de s’adapter aux nouveaux besoins (évolutivité)

Ce marché très actif est estimé par le Gartner à 3,1 milliards de dollars (cf article Gartner « What to consider when selecting PPM tools ») et comporte un grand nombre d’éditeur. Cela aboutit à une grande diversité et hétérogénéité des produits, ce qui rend le choix d’un outil difficile pour tout acteur n’étant pas immergé dans ce domaine.

Mais alors comment choisir un outil de PPM (le bon !) ?

L’objectif de cet article est de clarifier le monde de l’outillage du PPM en distinguant les outils en 3 catégories principales et en donnant les clés de lecture permettant de faciliter son choix.

Nous verrons les points forts de ces outils ainsi que leurs limites et à quels besoins ils répondent le mieux.

Les outils de gestion des tâches

Des outils opérationnels

Les outils de gestion de tâches permettent de piloter les livrables, les délais, l’affectation de personnes sur les livrables ainsi que des étapes du projet (workflow)

Ces outils proposent parfois d’autres fonctionnalités mais celles-ci sont simplifiées et avec une portée limitée.

Ils permettent à des organisations de taille petite ou moyenne (comme une équipe) de piloter les actions par membre. Leur design travaillé et l’ergonomie optimisée les rendent « accessible » et agréable à utiliser pour un grand nombre d’utilisateurs.

N’apportant pas de vision transverse

Ces outils n’ont pas pour ambition d’apporter une vision multi-portefeuilles projets globale. Il s’agit davantage de consolider des actions par projet sans réellement apporter de cohérence transverse.

Ces outils sont souvent classés dans la thématique du PPM mais il serait plus pertinent de parler d’outil de suivi d’équipe et de projet que d’un outil de pilotage de portefeuille projets.

Les outils de PPM « Pure player »

Des outils apportant une vision transverse

Les outils de PPM fournissent les mêmes fonctionnalités que les outils de gestion des tâches auxquelles ils apportent une vision transverse & cohérente. Ils s’adressent donc autant aux opérationnels qu’aux directions qui ont besoin d’une vision globalisée de leurs activités.

Ils proposent des fonctionnalités de pilotage de portefeuille projets, à savoir du pilotage budgétaire, de la capacité des ressources au niveau organisationnel ainsi que le suivi des affectations par projet, du pilotage des risques ou bien encore de la saisie des temps.

Ils permettent également de piloter les demandes aboutissants à des projets et de retranscrire les étapes des processus projets. Par exemple à travers du pilotage de jalon liés aux méthodes internes.

Ils mettent également à disposition des reportings permettant d’avoir une vue de synthèse sur les projets et les organisations.

Manquant de personnalisation

Ces outils qui sont des pures players du PPM répondent à un grand nombre de besoins dans le PPM, mais n’adressent pas une problématique qui est de plus en plus présente aujourd’hui dans les entreprises : l’adaptation aux besoins spécifiques du client sans développement complémentaire.

Les outils de PPM 2.0

Des outils personnalisables

Certains outils de PPM se distinguent de leurs concurrents car ils apportent une personnalisation poussée. Vous souhaitez ajouter des informations à piloter sur un projet ? Vous souhaitez piloter des activités de maintenance (ou autre) ? Vous souhaitez ajouter des axes de consolidations spécifiques à votre organisation ?

Il est possible de prendre en compte ces contraintes et cela nécessite peu ou pas d’actions spécifiques des intégrateurs ce qui permet de diminuer drastiquement les coûts d’évolution et de montée de version.

Des outils étendant les champs de possibilités

Cette souplesse permet aux utilisateurs d’intégrer sans surcoût des informations complémentaires et donc de renforcer la cohérence globale des informations pilotées.

Elle permet également de répondre à une autre problématique rencontrée dans les entreprises : la possibilité de modifier du contenu sans que cela remette en cause la structure préalablement établie.

Il n’est donc plus nécessaire pour une société qui souhaite faire évoluer son périmètre de pilotage de réaliser une évolution coûteuse ou d’investir dans un nouvel outil.

Enfin et c’est également un sujet qui devient de plus en plus présent dans le monde du pilotage PPM, ils apportent la possibilité de piloter des activités qui étaient précédemment silotées : les projets cycle en V, les projets en agile, les activités de run, les évolutions, les demandes, les tickets, … et cela tout en apportant une vision cohérente et consolidée.

Conclusion

Y a-t-il une famille d’outil qui soit meilleure qu’une autre lorsque l’on souhaite réaliser du PPM ? La réponse dépend de plusieurs facteurs :

Souhaitez-vous uniquement piloter des tâches et des ressources sur un projet ?
Souhaitez-vous piloter des dimensions portefeuille projets mais avec des besoins simples ?
Votre entité est-elle suffisamment mature pour piloter des données complexes ?
Souhaitez-vous piloter des projets agiles et cycle en V dans le même outil ?
Souhaitez-vous apporter un outil de pilotage permettant à la direction de faciliter sa prise de décision ?
Pensez-vous que vos besoins vont changer et/ou que le périmètre que vous allez piloter dans l’outil va être amené à évoluer ?
Pensez-vous inclure plus tard d’autres organisations dans l’outillage ?
Avez-vous des besoins très précis que vous souhaitez piloter dans l’outil ou le standard d’une solution convient-il à la grande majorité de vos contraintes de pilotage ?

Il n’est pas toujours simple de répondre à ces questions et c’est tout l’intérêt d’être accompagné dans cette étape structurante du choix d’un outil de PPM par des experts.

La phase de pré-étude vous permettra de définir les fonctionnalités obligatoires à implémenter. De ce fait une première sélection se fera d’elle-même. De plus n’hésitez pas à vous appuyer sur les retours d’expérience de vos collaborateurs.

Nous conseillons de faire une étude comparative au maximum sur cinq outils. Cependant, il est important de comprendre l’architecture sous-jacente des différents outils aussi bien d’un point de vue logiciel, matériel qu’au niveau de l’intégration (savoir ce que l’outil fait et comment il le fait).

Il y a enfin une dernière dimension que nous n’avons pas abordé dans cet article : le prix.

Encore une fois la réponse n’est pas triviale ; prix élevé n’est pas synonyme de qualité élevée. Il peut y avoir des écarts de 25 à 50% sur les tarifs en fonction des outils, mais attention car ce ne sont pas nécessairement les outils les plus poussés qui sont les plus onéreux.

Afin que le TCO (coût total de propriété) soit complet il faut également prendre en compte les dépenses pour le support logiciel et la maintenance, la personnalisation logicielle, la mise en œuvre de l’outil et la formation.

On peut donc synthétiser les différents outils de la façon suivante :