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Les nouvelles lois sur la dématérialisation de la facturation obligent les entreprises des secteurs publics et privés à adopter une transition vers le digital. Mais en quoi consiste-t-elle concrètement ?
Afin d’adopter au mieux cette transition, un large éventail de solutions qui s’intègrent dans les workflows des entreprises est proposé pour émettre, recevoir et gérer les factures légalement.
Source de contraintes et de changements, le processus de dématérialisation des factures apporte néanmoins de nombreux avantages pour l’entreprise.
Contexte légal : C’est un calendrier et des règles de conformité
Différenciation entre secteur privé et public
L’obligation de dématérialisation des factures diffère selon le secteur de l’entreprise :
• En effet, l’ordonnance du 26 juin 2014 oblige les entreprises qui fournissent l’Etat, les établissements publics et les collectivités à émettre des factures électroniques.
• Pour le secteur privé, c’est l’article 222 de la loi Macron du 6 août 2015 qui s’applique et concerne la facturation électronique inter-entreprises. Les fournisseurs n’ont pas obligation d’émettre des factures électroniques mais les acheteurs (récepteurs) sont obligés d’accepter de recevoir des factures électroniques si c’est le cas.
Le calendrier pour les différents types d’entreprises
Les échéances diffèrent selon la taille des entreprises. Et, qu’il s’agisse du secteur public ou privé, le calendrier prévu, issu de l’ordonnance du 26 juin 2014 est le suivant :
Dématérialisation et règles de conformité
La conformité des factures électroniques repose sur l’utilisation de solutions garantissant leur authenticité et intégrité.
Une facture ne peut être numérisée que si l’entreprise est en mesure de reproduire la facture à l’identique par rapport à l’originale et en faisant apparaître toute information qui aurait été annotée sur le document papier. En cas de de mise en place d’un code couleur, celles-ci doivent être reproduites à l’identique.
De plus, il est indispensable de signer électroniquement un document ou d’y apposer un cachet serveur, conforme au minimum, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile, d’une empreinte numérique ou de tout autre dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.
D’un point de vue légal, les factures électroniques doivent, comme c’est le cas pour les factures papiers être conservées pendant 10 ans. Les mentions obligatoires à faire figurer ne changent pas. Elles sont les suivantes :
• L’identité du professionnel et du client
• Le numéro individuel d’identification à la TVA, la date d’émission
• Le numéro de la facture, la date de vente ou de prestation de services
• La quantité
• La dénomination précise
• Le prix unitaire hors TVA
• Les éventuelles réductions de prix
• Le taux de TVA et son montant total
• Le montant total à payer HT et TTC
• Les conditions de règlement et d’escompte en cas de paiement anticipé
• Le taux de pénalités en cas de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement
En cas de non-respect des règles
La non-conformité d’une facture-client implique son rejet par l’administration.
L’administration peut infliger une amende qui s’élève jusqu’à 50% des sommes facturées et peut également remettre en considération la TVA. De plus, la société émettrice (fournisseur) ne pourra pas encaisser la facture et devra en refaire une. Par ailleurs, la société risque une amende de 15 euros par mention inexacte mais aussi des sanctions pénales qui peuvent s’élever jusque 75.000 euros.
Des opportunités à saisir qui passent par un bon choix de solutions
Des économies significatives et un gain d’efficacité
La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages :
• Diminuer le risque d’erreurs de saisie manuelle.
• Eviter la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée.
• Réduire l’espace de stockage physique.
• Réduire les charges directes (quantité de papier imprimé, encre, timbres, enveloppe etc.)
• Faciliter et sécuriser la conservation des documents.
• Accélérer les traitements (voie électronique plus rapide la voie postale).
• Faciliter le traitement de la comptabilité : Meilleur suivi du processus, partage des documents en ligne, accès simultanés aux documents, envois par email etc.
• Les Gains de temps entraînent des gains de productivité.
Ces opportunités passent par un bon choix de solutions puisque selon leurs fonctionnalités, ces dernières modifient la gestion interne de l’entreprise. Il n’est donc pas surprenant que certaines entreprises soient réticentes au changement. C’est pourquoi il faut leur proposer des logiciels qui s’intègrent bien dans leur workflow, et les solutions sont multiples.
Les solutions de dématérialisation des factures
–Les solutions OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) qui permettent de reconnaître des caractères d’imprimerie scannés pour en faciliter le traitement.
–Les solutions ECM (Enterprise Content Management) qui permettent de créer, stocker et gérer des contenus (documents scannés) afin de diffuser et partager de manière efficace l’information entre les collaborateurs.
–Les solutions RPA (Automatisation Robotisée des Processus) qui permettent d’automatiser des taches fastidieuses grâce à des robots-logiciels. Voir également la dématérialisation des processus RH avec le RPA.
Ces solutions servent à dématérialiser des documents pour en identifier le contenu. Il existe une multitude de logiciels disposant de fonctionnalités telles que la capture intelligente des données, le pilotage à travers des tableaux de bords, le traitement par lots, l’archivage numérique tout en s’intégrant bien dans le workflow.
Au fur et à mesure, les entreprises qui traitent avec l’état, contraintes de dématérialiser vont faire évoluer leurs pratiques et se doter des outils correspondants. Elles vont chercher à harmoniser leurs process et donc à échanger sur le même mode avec leurs autres fournisseurs et clients.
En conclusion, la dématérialisation des factures devient un réel enjeu pour les entreprises puisqu’elles sont désormais contraintes d’adopter cette transition digitale. C’est un processus qui présente de réelles opportunités à saisir si les solutions choisies s’intègrent bien au workflow de l’entreprise.
