Outil PPM : Evolution du marché et retour d’expérience

Les outils de portefeuilles de projets (ou outil PPM), permettent le pilotage, tâche par tâche, et en tenant compte des ressources disponibles, d’un ensemble de projets d’entreprise (cf article : La gestion de portefeuille de projets).

Compte tenu du nombre de plus en plus important de projets qui sont gérés en parallèle dans une entreprise, ainsi que le nombre croissant de portefeuilles managés pour les divers clients, la mise en place d’un outil de management de portefeuille de projets (PPM) n’est plus seulement stratégique, mais devient une question de survie pour l’entreprise.

1. A qui sont destinés ces outils ?

Le travail en « mode projet » est devenu une réalité dans de nombreux secteurs d’activités et la méthodologie de gestion de projets se généralise. En théorie, tous les secteurs sont concernés mais deux métiers sont plus particulièrement touchés :

• Les départements informatiques et SSII,
• Les structures de Recherche & Développement.

Historiquement, Les progiciels de gestion de portefeuille de projets se sont largement développés au sein des DSI afin de répondre aux questions de coûts, de rentabilité et d’alignement avec la stratégie des projets informatiques.

Ils permettent ainsi la création d’un lien compréhensible entre les DSI et la direction générale sur les projets informatiques.

Mais les éditeurs d’outils PPM se sont aussi intéressés à des niches, c’est-à-dire aux structures ayant besoin d’investir massivement en R&D. Par exemple au niveau de l’industrie pharmaceutique, ces entreprises sont obligées, du fait d’une rude concurrence, de travailler continuellement sur de nouveaux projets, nombreux et lourds.

Malgré d’importants budgets de recherche et développement, le secteur constate des retours sur investissement décroissants. Automatiser la gestion de ces projets leur permet de sélectionner les projets les plus prometteurs et d’écarter les autres.

Pour ce qui est de la taille des entreprises ciblées, la majorité des éditeurs affirme s’adresser aux entreprises de toutes tailles. Cependant, en réalité, certains éditeurs ont principalement pour clients des petites entreprises (allant jusqu’à cinq personnes), alors que d’autres éditeurs ont exclusivement comme clients des structures allant de cent à plusieurs milliers d’utilisateurs.

2. Qui sont les principaux éditeurs d’outil PPM ?

Chaque année, une étude comparative des différents outils PPM est publiée par Gartner et Forrester.

Les différents critères qui sont évalués sont :

• Le coût des licences,
• Le niveau des services de maintenance,
• Le dynamisme des communautés utilisatrices,
• Les fonctionnalités autour de la consommation (gestion) du temps,
• Les ressources,
• Et les budgets.

Cette année le résultat de cette étude est le suivant :

D’après les résultats de l’étude, CA et Planview sont leaders du marché. Cependant les offres de HP, IBM et Primavera suivent de près.

Le domaine du PPM était dans les années 2000 l’un des plus prometteurs dans le domaine des applicatifs de gestion, avec des taux de croissance prévisionnels de 30%. Quelques années plus tard, le marché reste très actif avec une croissance annuelle estimée à 20% jusqu’en 2011. Plus de 100 éditeurs sont présents sur ce domaine.

Mais depuis quelques années, ce marché est en pleine phase de structuration. De nombreux rachats d’éditeurs, notamment de sociétés monoproduit (« pure players »), se sont effectués, modifiant considérablement le paysage de la gestion de projet : CA absorbant Niku, HP rachetant Mercury, ou Serena reprenant Pacific Edge, etc…

Une cartographie du marché, publiée par Gartner, évalue le niveau de maturité des différents éditeurs :

Le marché du PPM a donc le vent en poupe, comme le montre la consolidation de ces dernières années, et cela n’est pas près de s’arrêter. En effet, les DSI ont besoin de ces outils pour de multiples raisons. Il leur faut gérer des ressources limitées, alors que les demandes des directions fonctionnelles augmentent, et que la législation en matière de gouvernance impose la plus grande transparence sur les processus.

Cependant le choix d’un outil n’est pas simple et nécessite de se poser certaines questions (cf article : Outil PPM : Comment choisir le bon outil ?)

3. Les fonctionnalités apportées

Les différentes fonctionnalités des outils de gestion de portefeuille de projets sont :

• Rationalisation des demandes
• Sélection et priorisation des projets
• Visualisation des besoins en termes de ressources
• Création de rapports et de tableaux de bord
• Mise en place de Gantt
• Gestion des ressources
• Gestion du temps et des dépenses
• Messagerie intégrée
• Etc.

Quelques points à amélioré :

Les DSI jugent de façon plutôt positive l’utilisation des outils de PPM. Néanmoins, les analystes expliquent que ces derniers ont encore quelques points à améliorer :

• Permettre de réaliser des simulations, tant au niveau du reporting qu’au niveau opérationnel, pour juger de la pertinence de chaque investissement.
• Simplifier l’utilisation de leur logiciel, afin que des non-informaticiens puissent le prendre en main aussi facilement, dans la mesure où les décisions stratégiques en matière de système d’information ne sont pas l’apanage du seul DSI.

Ces solutions de PPM ont pour vocation, à terme, de s’étendre à l’ensemble des projets de l’entreprise, et non pas seulement aux projets informatiques.

Selon l’étude IDC, les entreprises étudiées qui ont mis en place un outil PPM, enregistrent en moyenne un retour sur investissement de 557 % sur trois ans. C’est-à-dire, pour chaque euro investi dans une solution PPM, le retour sur investissement est de 5,57 euro, soit un remboursement de l’investissement initial au bout de 7,4 mois à compter du déploiement complet de la solution.

Avec ces chiffres nous comprenons que la mise en place d’un outil PPM est une question de survie pour une entreprise dans un contexte de plus en plus concurrentiel.